[한글/워드] 공문서/서류 작성 시 검토 요령
어릴 적에는 프로그래머나 연구원이 되면, 주야장천 컴퓨터로 개발만 하면 되는 줄 알았다.
문서는 수직적이고 느린 조직에서나 쓰는 것이며, 결과물이 좋으면 결국 결과물 자체로 모든 것이 증명된다고 생각한 것이다.
그러나 세상은 문서로 돌아간다.
아무리 멋지고 훌륭한 무언가를 만들어도, 글을 통해 누군가를 설득하지 못한다면 아무런 의미가 없는 일이 될 수도 있다.
즉, 문서를 잘 쓰는 것은 내가 만든 정말 중요한 결과물을 지키는 일이다.
이 글에서는 한글이나 워드 등의 프로그램을 이용해 문서 작업을 완료한 후, 기본적으로 검토해야 할 요소들을 소개한다.
특히, 여러 사람이 작업한 문서를 하나로 합치는 과정에서 이러한 검토를 수행하지 않으면 문서가 난잡해 보일 수 있어 이러한 요소를 세심히 검토하고 통일해야 한다.
기본 중의 기본, 맞춤법
맞춤법의 중요성이야 구태여 설명할 필요 없을 것이다.
부산대학교 맞춤법 검사기나 사람인 맞춤법 검사기 등을 활용해 문서의 맞춤법을 검사한다.
이때, 텍스트를 맞춤법 검사기에 복사했다가 다시 문서에 붙여넣는 과정에서 텍스트의 포맷(글꼴, 크기 등)이 변형될 수 있으니 주의한다.
이런 부분이 번거롭고 걱정된다면, 워드나 한글에서 제공하는 맞춤법 검사 기능을 활용해도 좋다.
특히 제출처에 파일을 PDF로 변환하지 않고 넘겨야 한다면, 문서를 읽는 사람 입장에서 빨간 줄이 많이 눈에 띄어서 좋을 것이 없으니 최대한 빨간 줄이 안 뜨도록 맞춤법과 오탈자를 수정해 주자.
계층적 구조
문서를 작성할 때, 계층적인 구조의 글 수준에 맞추어 작성하는 것이 일반적이다.
이러한 구조를 올바르게 이용하면 독자가 문서의 내용을 효율적이게 이해하고, 문서의 특정 부분을 확인할 때 큰 도움이 된다. 그러나 잘못된 구조가 적용되었을 경우에는 오히려 역효과가 날 수 있다.
문서가 올바른 계층적 구조로 이루어졌는지 확인해 보자.
예를 들어, "가. 비교 실험 결과"는 "3. 실험"의 하단에 들어가야지, "1. 소개"의 하단에 들어가는 것은 문맥 상 말이 되지 않는다.
들여 쓰기와 띄어쓰기
문서 검토에서 손이 가장 많이 가는 곳 중 하나가 들여쓰기와 띄어쓰기이다.
올바르지 못한 들여쓰기와 띄어쓰기는 문서가 지저분하고 전문성 없어 보이게 만든다.
한글 기준으로 상단 메뉴바의 <보기>에서 <조판부호>를 체크하면, 띄어쓰기와 들여 쓰기를 볼 수 있다.
일반적으로 문서에서 글의 문단이 바뀌면 들여쓰기를 통해 글의 시작 부분을 약간 띄워준다.
이때, 스페이스바를 통해 띄어쓰기를 입력하여하는 것이 아니라, 탭(TAB) 키를 이용해야 한다.
이외에도, 띄어쓰기를 여러 번 한 곳이나, 문서의 모양을 위해 띄어쓰기를 한 부분 등을 확인하여 올바르게 들여 쓰기나 줄 바꿈(엔터)으로 바꿔준다.
페이지 바꿈
문서를 작성하다 보면, 페이지의 끝부분이 애매하게 남을 때가 있다. 이때, 줄 바꿈(엔터)이나 띄어쓰기(스페이스바)를 여러 번 입력하여 페이지를 바꾸는 경우가 있는데, 앞부분에 수정이 발생하면 높은 확률로 문서 모양이 망가져 좋지 않다.
컨트롤(Ctrl)+엔터를 입력하여 올바른 페이지 전환으로 페이지를 바꾸도록 수정한다.
표, 그림, 차트 정렬
문서 작업 시 삽입한 표와 그림, 차트의 정렬법은 다양하게 있을 수 있는데, 중요한 것은 어떠한 표준에 맞춰 문서 전체에 통일감을 주는 것이다. 이 글에서는 필자가 선호하는 방법을 소개하겠다.
- 먼저, 그림 속성에서 "글자처럼 취급"을 켜준다.
- 그림의 크기를 적절하게 조절한다.
- 가운데 정렬을 하여 그림이 가운데 오도록 한다.
"글자처럼 취급"을 이용하면 그림의 위치를 정확히 가운데로 조절하기도 쉽고, 글이 수정되며 그림의 위치가 이상한 곳으로 바뀔 염려도 없어 편리하다.
캡션 설정
캡션은 그림이나 표, 차트 등의 아래에 등장하는 설명을 의미한다.
한글을 기준으로 상단 그림 탭에서 "캡션"을 클릭하여 삽입할 수 있다.
캡션은 일반적으로 <그림 1. 그림 설명>과 같은 형태로 작성되는데, 이러한 양식은 문서 전체에서 통일하여야 한다.
또한, 글 내용상에서 그림을 언급할 경우 <그림 1>로 표기한다. 이때 번호는 직접 입력하지 않고, "상호 참조" 기능을 통해 입력하는 것이 좋다. 중간에 그림이 추가되어 그림 번호가 바뀌어도 자동으로 업데이트되기 때문이다.
<그림 1>에서 볼 수 있는 것처럼...
이때, 가능하면 그림이나 표 등이 글에서 언급되기 전에 먼저 등장하는 것이 좋다.
표나 차트를 캡처하여 그림으로 삽입하면, 캡션을 달 때 그림으로 취급되는 경우가 있다.
이때는 그림 속성에서 그림이 아닌 표로 취급하도록 변경하면 해결된다.
인용 표기
논문과 같은 참고문헌이 있는 글의 경우 인용 표기를 하여야 한다. 일반적으로 참고 문헌 목록은 문서의 끝에 위치하며, 표준화된 인용 방법이나 인용 자료에서 요구하는 형식으로 인용을 적는다.
이러한 참고 문헌을 본문에서 인용할 때는, 참고문헌의 번호를 사용하거나, 저자들의 이름 정도를 언급하는 것이 일반적이다. 이 또한 문서 전체에서 통일하여야 한다.
통계청 조사[1]에 따르면~
Paik et al. [1]은 다음과 같은 연구를 수행했다.
양식 통일
마지막으로 다시 한번 문서 전체의 양식이 통일성 있게 구성되었는지 확인한다.
전체적으로 글씨체나 폰트 크기, 굵기가 다른 곳은 없는지, 표시 형식은 올바른지 확인한다.
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